Cabonline Finland Oy:n tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä ja selosteen soveltamisala

Cabonline Finland Oy, Valimotie 21, 00380 Helsinki. Tietosuojapyynnöt ja kysymykset voi lähettää osoitteeseen tuki@cabonline.com tai postitse edellä mainittuun osoitteeseen.

Seloste kuvaa, miten käsittelemme asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden, yritysasiakkaiden työntekijöiden, taksiyrittäjien ja kuljettajien, työntekijöiden, työnhakijoiden, kumppanien ja palvelutoimittajien sekä Helsingin konttorissa liikkuvien henkilöiden tietoja.

Seloste koskee Cabonline Finland Oy:n ja sen tytäryhtiöiden käsittelyä. Jos palvelussa tai tiloissa toimii toinen rekisterinpitäjä, sen tiedot ilmoitetaan kyseisen palvelun yhteydessä. Tietosuoja-asioissa voit käyttää edellä mainittuja yhteystietoja.

2 Asiakkaat ja kuljetuspalvelut

Varaukset ja asiakastili

Välitämme kuljetustilauksia verkkosivustoilla, mobiilisovelluksissa, puhelimitse ja sähköpostitse. Kuljetussopimus syntyy asiakkaan ja kuljettajan tai taksiyrittäjän välillä. Välitämme varaustiedot kuljetuksen toteuttajalle ja lähetämme asiakkaalle vahvistuksen sekä muut varaukseen liittyvät tiedot. Tietoja käytetään myös auton saapumisen seuraamiseen, noutopaikan löytämiseen, yhteydenpitoon, maksamiseen ja matkahistorian näyttämiseen. Asiakaspalvelussa tietoja käytetään esimerkiksi varauksen muuttamiseen tai perumiseen ja yhteyden saamiseen kuljettajaan.

Käsittelemme tarpeen mukaan nimeä, puhelinnumeroa, sähköposti- ja postiosoitetta, maksu- ja tapahtumatietoja, nouto- ja muita osoitteita, tilaustietoja, matkahistoriaa sekä tukipyynnön tietoja. Asiakastilin rekisteröinnissä tarvitaan nimi ja puhelinnumero. Tilillä voi tehdä tilauksia, katsoa matkahistoriaa ja tallentaa maksutietoja.

Varaus, sopimukseen liittyvä asiakaspalvelu ja asiakastilin pyydetyt toiminnot perustuvat sopimuksen täytäntöönpanoon tai pyynnöstä tehtäviin sopimusta edeltäviin toimiin (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) siltä osin kuin henkilö itse on sopimusosapuoli. Kun kuljetus perustuu työnantajan sopimukseen, käsittelyn perusteeksi arvioidaan oikeutettu etu järjestää sovitut kuljetukset ja hoitaa niihin liittyvä asiointi (f alakohta). Varausta tai siihen liittyvää palvelua ei välttämättä voida toteuttaa, jos siihen tarvittavia tietoja ei anneta.

Sovellusvarauksessa voidaan käsitellä laitteen GPS-sijaintia noutopaikan määrittämiseksi. Palveluissa syntyy myös tietoja käyttöajankohdasta, IP-osoitteesta, selaimesta, kieliasetuksista, laitteesta ja ohjelmistosta, sekä mahdollisesta sovelluksen kaatumisista tai muista teknisistä tapahtumista. Vianmäärityksen ja palvelun toimintavarmuuden oikeusperusteeksi arvioidaan oikeutettu etu (f alakohta). Evästeitä ja vastaavia tekniikoita käsitellään kohdassa 7.

Pakolliset tiedot ilmoitetaan varauksen tai rekisteröinnin yhteydessä. Sijaintitietoa käytetään noutopaikan määrittämiseen, kun käytät tätä toimintoa. Noutopaikan voi ilmoittaa myös tilauksen yhteydessä.

Palaute ja palvelun kehittäminen

Voit arvioida kuljettajaa tai ajoneuvoa matkan aikana tai sen jälkeen. Käytämme palautetta palvelun laadun ja kuljettajien laatustandardien seuraamiseen. Arvostelun antajan henkilöllisyyttä ei kerrota kuljettajalle. Kuljettaja voi antaa meille matkustajaa koskevan arvion matkan jälkeen. Käsittelemme myös sivuston kautta saatuja kysymyksiä ja palautetta sekä palvelujen testaus- ja vianmääritystietoja. Oikeutettu etumme (f alakohta) on vastata palautteeseen, selvittää ongelmia sekä parantaa palvelun laatua ja toimintaa.

Matkustajaa koskevaa palautetta voidaan käyttää yksittäisen matkan tapahtumien ja palvelun laadun selvittämiseen. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu selvittää palvelutilanne.

Markkinointi ja markkinatutkimus

Voimme lähettää uutiskirjeitä ja tarjouksia, kohdentaa alennuksia ja kampanjoita sekä kutsua osallistumaan palvelujamme koskevaan markkinatutkimukseen. Sähköistä suoramarkkinointia luonnolliselle henkilölle lähetetään pääsääntöisesti ennakkosuostumuksella (a alakohta). Jos soveltuvan lain nykyasiakaspoikkeuksen edellytykset täyttyvät, omien vastaavien palvelujen markkinoinnin perusteena voi olla oikeutettu etu (f alakohta). Voit lopettaa viestit viestissä olevasta peruutuslinkistä ja vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa.

Tarjouksia voidaan kohdentaa asiakkuuden ja palvelun käytön perusteella. Markkinatutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Kyselyn yhteydessä kerrotaan, miten vastauksia käytetään.

Puhelutallenteet sekä oikeudelliset ja lakisääteiset tarkoitukset

Välityskeskuksen ja asiakaspalvelun puheluita voidaan tallentaa laadunvalvontaa ja koulutusta varten. Tallenteita voidaan käyttää korvausvaatimusten käsittelyyn ja petosten havaitsemiseen. Oikeutettuna etuna (f alakohta) arvioidaan palvelun laadun varmistaminen, vaatimusten selvittäminen ja petosten torjunta. Puhelimitse voi tehdä varauksen ilman sovellusta. Osassa asiakassopimuksista on vaatimuksena kyseisen sopimuksen puheluiden tallentaminen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeutetun edun perusteella (f alakohta). Käsittely voi perustua myös lakisääteiseen velvoitteeseen (c alakohta), esimerkiksi kirjanpidossa tai sitovaan viranomaispyyntöön vastattaessa.

Jos puhelu tallennetaan, tallentamisesta kerrotaan puhelun yhteydessä, ennen tallennuksen aloittamista.

3 Taksiyrittäjät ja kuljettajat

Kuljetusten hallintajärjestelmässä käsitellään nimi- ja yhteystietoja, kuljettajanumeroa, tilauksia, ajoja ja veloituksia sekä tietoja ajovälityspäätteen käytöstä. Tietoihin kuuluvat kirjautumis- ja uloskirjautumisajat ja -paikat, työvuoro, ajoneuvo ja päätelaite, tauot, kuljettajan saatavuustila sekä ajon tapahtumat ja reitit.

Paikannustietoihin voi sisältyä GPS-sijainti, suunta, nopeus, korkeus ja paikannustarkkuus. Päätelaitteesta voidaan käsitellä IMEI-tunnistetta, puhelinnumeroa, operaattorin nimeä ja tunnistetta sekä SIM-kortin sarjanumeroa, IMSI-tunnistetta ja operaattoria. Osa tiedoista kertyy työvuoroon kirjautuneena, osa laitteen ollessa käynnissä. Google Playsta asennettava Android-sovellus voi käyttää laite- ja versiotietoja sekä laitteen paikkatieto-, kamera- ja mikrofonitoimintoja sovelluksen pyytämien käyttöoikeuksien mukaisesti.

Sopimusosapuolena olevan yrittäjän tietoja käsitellään sopimuksen toteuttamiseksi (b alakohta), kun käsittely on siihen välttämätöntä. Ajovälityksessä, tilausten ja veloitusten selvittämisessä sekä järjestelmän toiminnan varmistamisessa oikeutettu etu (f alakohta) voi olla peruste silloin, kun käsittely on välttämätöntä ja henkilön oikeudet on huomioitu. Laitteen käyttöoikeus ja henkilötietojen käsittelyperuste arvioidaan erikseen.

Paikannuksen ja päätelaitetietojen käsittelyn laajuus riippuu käytettävästä järjestelmästä ja kuljettajan tehtävästä. Kuljettajalle annetaan järjestelmäkohtaiset tiedot kerättävistä tiedoista, niiden käytöstä ja pakollisuudesta.

4 Työntekijät työnhakijat ja kumppanit

Työntekijät

Työntekijät käyttävät yrityksen järjestelmiä ja laitteita. Käyttöoikeudet määräytyvät työroolin perusteella, ja järjestelmien käytöstä kertyy lokitietoja. Käyttöoikeuksien hallinnan ja lokien käsittelyn oikeutetuksi eduksi (f alakohta) arvioidaan tietoturvan ylläpito ja häiriöiden selvittäminen. Työsopimuksen täytäntöönpano (b alakohta) ja työnantajan lakisääteiset velvoitteet (c alakohta) soveltuvat käsittelyyn, joka on tarpeen näihin tarkoituksiin. Työelämässä käsittelemme vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja.

Henkilöstöhallinnon tietoja voivat olla yhteys-, työsuhde-, työaika- ja palkanmaksutiedot. Tietoja käytetään työsuhteen hoitamiseen ja työnantajan velvoitteisiin. Tietoja saadaan työntekijältä työsuhteen aikana, ja niitä voivat saada tehtävänsä edellyttämässä laajuudessa esimerkiksi palkanlaskennan ja työajanseurannan palveluntarjoajat ja toimivaltaiset viranomaiset.

Työnhakijat

Käsittelemme hakemuksessa ja sen liitteissä annettuja tietoja hakijan soveltuvuuden arvioimiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Perusteena ovat hakijan pyynnöstä tehtävät työsopimusta edeltävät toimet (b alakohta) siltä osin kuin käsittely on niihin tarpeen. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, käsitellään vain, jos yleisen käsittelyperusteen lisäksi soveltuu GDPR:n 9 artiklan poikkeus ja kansallisen lain ehdot täyttyvät. Sama periaate koskee erityisiä henkilötietoryhmiä muissa käsittelytilanteissa. Kuljetustilausten yhteyteen ei tallenneta erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Hakemuksen arviointiin tarvittavat tiedot ilmoitetaan hakemisen yhteydessä. Hakijatietoja käsittelevät rekrytointiin osallistuvat henkilöt ja mahdolliset rekrytointipalvelujen tarjoajat tehtäviensä mukaisesti.

Yhteistyökumppanit ja palvelutoimittajat

Käsittelemme kumppaneiden ja palvelutoimittajien tietoja toimeksiannon hoitamiseksi. Tehtävän mukaan heidän henkilöstöllään voi olla pääsy samoihin työvälineisiin kuin omalla henkilöstöllämme. Järjestelmien käytössä sovelletaan samoja tietojen käsittelyä koskevia sääntöjä, ja käytöstä voi syntyä lokitietoja. Henkilökohtaisen sopimuksen toteuttamisessa perusteena on sopimus (b alakohta), kun käsittely on siihen välttämätöntä. Kumppaniorganisaatioiden edustajien yhteydenpidossa, toimeksiannon hallinnassa ja järjestelmien suojaamisessa perusteeksi arvioidaan oikeutettu etu (f alakohta).

Kumppanitietoja voivat olla yhteys- ja tehtävätiedot, sopimusasiointiin liittyvät tiedot ja järjestelmien käyttötiedot. Tietoja saadaan kumppanilta ja yhteistyön aikana.

5 Tietolähteet

Saamme tietoja henkilöltä itseltään, palveluissa ja järjestelmissä syntyvistä tapahtumista sekä kuljettajilta, esimerkiksi matkustaja-arvioina. Yrityskuljetuksissa voimme saada matkustajan tietoja hänen työnantajaltaan. Lähteitä voivat olla myös ulkopuoliset markkinointirekisterit ja julkiset lähteet, kuten yritysrekisterit sekä vero- ja valvontaviranomaisten rekisterit.

Jos käytössä on Facebook-kirjautuminen tai tilien yhdistäminen, Facebookilta voi tulla profiilikuva, Facebook-tunnus ja tietoja Facebook-kavereista. Jos toimintoa käytetään, kirjautumisessa saatavia tietoja käytetään tilin yhdistämiseen ja kirjautumisen toteuttamiseen. Ulkoisista lähteistä saatavia tietoja käytetään siihen tarkoitukseen, jota varten ne on hankittu, esimerkiksi yritysasiakkaan yhteystietojen tarkistamiseen.

6 Tietojen vastaanottajat ja kansainväliset siirrot

Tietoja käsitellään Cabonlinen organisaatiossa tehtävien edellyttämässä laajuudessa. Varausta koskevat tarpeelliset tiedot annetaan matkan toteuttavalle kuljettajalle, taksiyrittäjälle tai näiden alihankkijalle. Varaustietojen välittäminen ei anna kuljettajalle pääsyä asiakkaan aiempaan matkahistoriaan.

Tietoja voidaan antaa maksu-, luotto-, laskutus- ja perintäpalveluiden tarjoajille sekä järjestelmä- ja analytiikkapalveluiden toimittajille. Lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät saavat käyttää tietoja vain ohjeidemme ja sopimuksen mukaisesti. Viranomaisille annetaan tietoja, kun siihen on soveltuva lakisääteinen velvoite. Emme myy henkilötietoja.

Vastaanottajan rooli riippuu siitä, käsitteleekö se tietoja ohjeidemme mukaisesti vai määrittääkö se käsittelyn tarkoitukset ja keinot itse.

Tietoja säilytetään Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevissa konesaleissa. Palveluntarjoajilla, kuten Microsoftilla, voi olla pääsy tietoihin ETA:n ulkopuolelta, myös Yhdysvalloista. Siirto voi perustua Euroopan komission riittävyyspäätökseen (45 artikla). EU–USA Data Privacy Framework -päätös kattaa siirrot sen soveltamisalaan kuuluville, voimassa olevan sertifioinnin omaaville yhdysvaltalaisille vastaanottajille. Muissa tapauksissa voidaan käyttää soveltuvia 46 artiklan suojatoimia, kuten komission vakiolausekkeita, tai 47 artiklan sitovia yrityssääntöjä. Tarvittavat täydentävät suojatoimet arvioidaan siirtokohtaisesti. Artiklan 49 poikkeukset soveltuvat vain, jos kunkin poikkeuksen edellytykset täyttyvät.

7 Evästeet ja vastaavat tekniikat

Välttämättömiä evästeitä ja vastaavia tekniikoita voidaan käyttää ilman suostumusta, jos ne ovat välttämättömiä viestin välittämiseksi tai nimenomaisesti pyytämäsi palvelun tarjoamiseksi. Muut evästeet ja vastaavat tekniikat, kuten analytiikka-, markkinointi- ja muut kuin välttämättömät asetusevästeet, otetaan käyttöön vasta suostumuksellasi. Kun näiden avulla käsitellään henkilötietoja, käsittely perustuu suostumukseen (a alakohta). Tunnistettavissa oleva käyttötieto on henkilötietoa.

FixuTaxin, Kovasen tai muun Cabonline konsernin Suomalaisen yrityksen sivuston evästevalikossa voit hyväksyä tai kieltää valinnaiset evästeet tai valita ryhmät. Voit myöhemmin muuttaa valintaa tai peruuttaa suostumuksesi toiminnolla Hallinnoi suostumusta. Välttämättömien tekniikoiden estäminen selaimessa voi vaikuttaa pyytämäsi palvelun toimintaan.

Evästeasetuksissa annetaan palvelukohtaiset tiedot käytössä olevista tekniikoista, niiden tarjoajista, tarkoituksista ja voimassaoloajoista. Mahdollisesta analytiikka- ja markkinointikumppanien osallistumisesta kerrotaan samassa yhteydessä.

8 Tietojen säilyttäminen

Asiakastili poistetaan, kun tilisopimus irtisanotaan. Tilin poistamisen jälkeen voidaan säilyttää erikseen tietoja, joita tarvitaan lakisääteisen velvoitteen, maksun selvittämisen tai oikeusvaateen vuoksi. Tällöin säilytys määräytyy kyseisen velvoitteen tai asian käsittelytarpeen mukaan.

Puhelutallenteet säilytetään kolme kuukautta ja poistetaan automaattisesti. Mahdollista yksittäisen tallenteen pidempää säilyttämistä arvioidaan erikseen, jos tallenne on tarpeen lakisääteisen velvoitteen, sopimusvelvoitteen, oikeusvaateen tai petosepäilyn selvittämiseksi.

Helsingin konttorin kameratallenteita säilytetään seitsemän vuorokautta. Järjestelmä ylikirjoittaa vanhat tallenteet automaattisesti uusilla.

Tilaus-, maksu- ja palautetietojen säilytykseen vaikuttavat tilauksen käsittely, maksujen selvittäminen, kirjanpitovelvoitteet ja mahdolliset vaateet. Kuljettaja-, paikannus- ja lokitietojen säilytykseen vaikuttavat ajovälityksen, tapahtumien selvittämisen ja tietoturvan tarpeet. Hakijatietojen säilytykseen vaikuttavat rekrytoinnin päättyminen ja mahdollisten vaateiden selvittäminen. Henkilöstö- ja kumppanitietojen säilytykseen vaikuttavat suhteen päättyminen ja siihen liittyvät velvoitteet. Markkinointitietojen säilytykseen vaikuttavat asiakkuus, suostumuksen peruuttaminen ja markkinointikielto. Kiellon noudattamiseksi voidaan säilyttää siihen tarvittava tieto.

9 Automaattinen profilointi

Tilaushallintajärjestelmä muodostaa VIP-luokituksen tilaushistoriasta. Luokitus perustuu siihen, täyttyykö tietty tilausmäärä 60 päivän aikana, kun käytät Cabonline-, Kovanen- tai FixuTaxi-sovellusta tai tilaat numeroista 0100 6060, 0200 6060 tai 0200 6161. Puhelintilauksessa järjestelmä tunnistaa VIP-asiakkaan soittajan numerosta. Luokitusta käytetään vain puhelun reitittämiseen.

VIP-luokituksen käsittelyn perusteeksi arvioidaan oikeutettu etu järjestää kanta-asiakaspalvelua. Voit pyytää lisätietoja luokituksesta ja vastustaa käsittelyä kohdassa 12 kuvatulla tavalla.

10 Helsingin konttorin tallentava kameravalvonta

Helsingin konttorissa on tallentava kameravalvonta. Tallenteisiin voi sisältyä kuvaa valvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa liikkuvista työntekijöistä, asiakkaista tai muista kävijöistä. Tallenteet säilyvät seitsemän vuorokautta. Järjestelmä ylikirjoittaa vanhat tallenteet automaattisesti uusilla.

Valvonnan tarkoituksena on suojata tiloissa liikkuvia henkilöitä ja omaisuutta sekä ehkäistä ja selvittää turvallisuuspoikkeamia. Käsittely perustuu Cabonline Finland Oy:n oikeutettuun etuun näissä tarkoituksissa (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Valvonta kohdistuu toimiston alueisiin, joilla se on tarpeen näiden tarkoitusten toteuttamiseksi. Tallenteita saavat käsitellä vain siihen valtuutetut henkilöt tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Tallenteita voidaan luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle laissa säädetyin edellytyksin.

Voit käyttää tallenteita koskevia tietosuojaoikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen tuki@cabonline.com. Pyynnössä tulee yksilöidä käyntisi ajankohta tallenteen löytämiseksi.

11 Tietojen suojaaminen

Suojaamme tietoja teknisillä, fyysisillä ja organisatorisilla toimilla. Rajoitamme käyttöoikeudet työtehtävän mukaan ja käytämme henkilökohtaisia tunnuksia. Suojaamme työasemia ja tallennusvälineitä salauksella. Käsittelemme tietoturvaloukkaukset dokumentoitujen menettelyjen mukaisesti ja ilmoitamme niistä viranomaiselle ja asianomaisille henkilöille, kun laki sitä edellyttää.

12 Oikeutesi ja yhteydenotto

Voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi ja jäljennöksen niistä sekä pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista. Voit käyttää lapsen oikeuksia hänen puolestaan silloin, kun sinulla on oikeus edustaa häntä. Voit pyytää tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista GDPR:ssä säädetyin edellytyksin.

Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Voit vastustaa suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia milloin tahansa. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Kun käsittely on automaattista ja perustuu sopimukseen tai suostumukseen, voit soveltuvin edellytyksin saada meille toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja pyytää niiden siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle.

Lähetä pyyntö osoitteeseen tuki@cabonline.com tai tämän selosteen postiosoitteeseen. Tarvittaessa pyydämme lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa. Jos määräaikaa on tarpeen pidentää GDPR:n mukaisesti, ilmoitamme siitä ja syystä ensimmäisen kuukauden kuluessa. Voit myös päivittää tilitietojasi verkkopalvelussa tai sovelluksessa, kun toiminto on käytettävissä.

Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (https://tietosuoja.fi/) tai sen EU-maan valvontaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet tai jossa epäilty rikkominen tapahtui.

Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Selosteen ajantasainen versio on saatavilla palvelun yhteydessä.