Tietosuojakäytäntö

TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Toimintamme perustuu luottamukseen sekä vastuulliseen toimintaan asiakkaiden ja yrityksen sidosryhmien kesken. Tämä Tietosuojakäytäntö kuvaa käytäntömme koskien tietojesi keräämistä, käyttöä, julkaisua ja siirtämistä yrityksessä Kovanen Yhtiöt Oy. Tämä kattaa myös konserniin kuuluvat yritykset ja tytäryritykset, joiden toiminnassa sovelletaan Kovanen Yhtiöt Oy:n tietosuojakäytäntöä.

Määritelmät ja soveltaminen

Tietosuojalausunto: Tietosuojakäytännössä on huomioitu Suomessa voimassaoleva lainsäädäntö; Henkilötietolaki (523/1999), EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojavaltuutetun antamat ohjeet ja suositukset. Tietosuojakäytäntö kuvaa yrityksen toimintojen yleiset tietosuojaperiaatteet joita täydennetään tietojärjestelmäkohtaisissa rekisteriselosteissa koskien käytettyjä henkilörekistereitä ja joihin viitataan palveluiden käyttöehdoissa.

Yleisesti käytössämme olevat tietojärjestelmä osat ovat

Kuljetusten hallintajärjestelmä:
Kuljetusten palvelutapahtuman käsittelyyn liittyy useita järjestelmiä, jotka yhdessä muodostavat kuljetusten hallintajärjestelmän. Järjestelmän osia ovat tilaustenkäsittely; asiakkaiden tekemät tarjouskyselyt, tilaukset ja sopimukset, asiakastiedot, puhelimen palveluvaihde, ajoihin liittyvät suunnittelu kuten kuljettajien työvuorosuunnittelu ja kaluston resursointi, ajovälitys, autoissa kuljettajien käytössä olevat ajovälityspäätteet, auton mittarit ja maksupäätteet, korttimaksujen verkkopalvelu, laskutus ja ajotapahtumien tilastointi ja seuranta. Nämä osat koostuvat useista eri tietojärjestelmistä, jotka jakavat samaa tietosisältöä ja ovat tarkoitettuja saman tehtävän hoitamiseen, näiltä osin järjestelmä on kuvattu yhtenä tietojärjestelmänä, jonka rekisteriseloste on luettavissa yrityksen web-sivustolla.

Erilliset yrityksen toiminnassa käytetyt tietojärjestelmät:
Taloushallinnon tietojärjestelmät, kuten reskontrat, kirjanpito ja palkanlaskenta, maksuliikenne, rekrytointi, kuljettajakoulutus, resurssien ja käyttöomaisuuden hallinnan järjestelmät, kuten kaluston huoltoseuranta, viestijärjestelmät, kuten sähköposti, intranet, extranet ja web-sivustot, kameravalvonta, kulunvalvonta, puhelin- ja viestijärjestelmät sekä toimintokohtaiset tietovarastot, kuten asiakaspalautteiden käsittely. Yhteistä näille on, että ne muodostavat erillisiä itsenäisesti toimivia tietojärjestelmiä ja näitä toimihenkilöt käyttävät toimenkuvaansa liittyvien tehtävien hoitamiseen. Näiltä osin kustakin erillisestä henkilötietoja sisältävästä rekisteristä on oma rekisteriseloste.

Työntekijöiden henkilökohtaisessa käytössä oleva tietotekniikka:
Yrityksemme tarjoaa henkilöstömme käyttöön erilaisia tietojärjestelmiä, jotka tukevat eri tehtävissä toimivien henkilöiden työtehtävien hoitamista. Näitä järjestelmiä ovat esimerkiksi matkapuhelimet, tabletit tai kannettavat tietokoneet. Keskeisin henkilökohtaisessa käytössä oleva tietojärjestelmän osa on sähköposti ja siihen sisältyvä verkkopalvelu. Ensisijaisesti nämä järjestelmät eivät taltio tietosisältöä, vaan tarjoavat suojatun yhteyden keskitetysti hallittuihin tietojärjestelmiin, jossa sisällön käsittely tapahtuu. Henkilötietojen osalta on henkilöiden mobiililaitteissa otteita yhteystiedoista, joita henkilöt omassa viestinnässään käyttävät ja näiltä osin liittyvät samojen tehtävien hoitamiseen joiden järjestelmät on edellä kuvattu.

Tietotekniikan taustajärjestelmät:
Sisältää ne tekniset järjestelmät, kuten ohjelmistot ja laitteistot, jotka toimivat alustana käytetyille tietojärjestelmille ja mahdollistavat niiden turvallisen ja luotettavan käytön. Näitä järjestelmän osia ovat verkkolaitteet, palomuurit, internet pääteyhteydet, palvelimet, varmuuskopiointi, seuranta ja hallintapäätteet. Tietotekniikan taustajärjestelmillä ei ole tarkoitus käsitellä itse tietosisältöjä, eikä näiden järjestelmien tietosisällön hallintaa ole käyttöoikeuksia muilla kuin yrityksen tietojärjestelmistä vastaavilla tukihenkilöillä ja rajoitetusti myöhemmin kuvatulla tavoin näiden palveluiden tuottajilla. Näitä tietotekniikan taustajärjestelmiä ei erikseen ole tarkoitettu henkilörekistereiden ylläpitoon, poikkeuksena tietojärjestelmän henkilöstön käyttäjätunnusten hallinnan rekisteri, jonka osalta on oma rekisteriseloste.

Tietosuojan yhteydessä käytettyjen termien kuvauksia:

Tietosuoja tarkoittaa ihmisten oikeutta omiin henkilötietoihinsa. Tietosuojaan sisältyy muun muassa yksilön oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu henkilörekisteriin ja saada virheelliset tiedot korjatuksi.

Tietoturva kuvaa niitä teknisiä järjestelmiä ja menetelmiä joilla suojataan, valvotaan ja varmistetaan eri tietojärjestelmien kautta käytettävää tietosisältöä. Tietoturvallisuus koskee tietojen, palvelujen, järjestelmien ja tietoliikenteen suojaamista. Tietoturvauhkia ovat luvaton pääsy, tiedon luvaton käyttö, salaisen tiedon paljastuminen, tiedon sekaannus, tiedon muuntuminen, salaisen tiedon tutkituksi tuleminen, tiedon kopioituminen ja tiedon hävittäminen.

Henkilötieto tarkoittaa kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. Henkilötietolaki (523/1999).

Henkilörekisteri tarkoittaa käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan kohtuullisin kustannuksin löytää helposti (looginen henkilörekisteri). Henkilötietolaki (523/1999).

Rekisterinpitäjä tarkoittaa yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty. Rekisteröity tarkoittaa henkilöä, jota henkilötieto koskee. Henkilötietolaki (523/1999).

Rekisteriseloste. Rekisterinpitäjän on laadittava jokaisesta henkilörekisteristä rekisteriseloste ja informoitava henkilötietojen tulevasta käsittelystä sekä rekisteröidyn oikeuksista. Samaan henkilörekisteriin kuuluvat erikseen pidetyt rekisterit ja manuaaliset luettelot ja kortistot, jos niitä käytetään saman tehtävän hoitamiseen. Kustakin eri käsittelytarkoitukseen perustetusta henkilörekisteristä tulee laatia oma rekisteriseloste – samaan selosteeseen ei voi sisällyttää useamman rekisterin tietoja. Rekisteriseloste yleisesti saatavilla, esim. verkkopalvelussa.

Arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan: rotua tai etnistä alkuperää; henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista; rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta; henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia; henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä; taikka henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia Henkilötietojen osalta on myös erikseen määritelty lasten ja alle 16-vuotiaiden henkilöiden tietojen rekisteröinnistä ja käsittelystä.

TIETOJEN KERÄÄMINEN

Meidän on pyydettävä yleensä nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi, jotta voimme tarjota palveluitamme. Kuljetuspalveluiden osalta tallennamme tietoja kuten lähtö- ja kohdeosoitteet, matkan ajankohta, matkanjohtajan yhteystiedot, maksutapa, mahdollisesti matkustajan nimi ja matkaa koskevia ohjeita kuljettajalle.

Yleissääntönä pidämme, että emme kerää tai käsittele “arkoja henkilökohtaisia tietoja”. Mikäli luovutat meille arkoja henkilökohtaisia tietoja esimerkiksi työnhakuun liittyvissä tilanteissa, käsitellään tietoa ainoastaan siinä yhteydessä, missä olet tietoa meille luovuttanut.

Tärkeä huomio on, että asiakkaiden arkaluonteisina pitämiä tietoja ei tallenneta kuljetustilausten tietojen yhteyteen ja tiedot näiltä osin eivät ole tietojärjestelmien kautta saatavissa missään muodossa.

Kuljetusten hallintajärjestelmän henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Henkilön etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite
Postiosoite
Puhelinnumero
Tiedot käsitellyistä tilauksista
Kuljetusten ajovälitysjärjestelmän (Kovanen Ajovälitys) kuljettajaa koskevia tietoja
Milloin ajovälityspäätteen käyttäjä kirjautui sisään, missä ja mihin työvuoroon ja mihin autoon ja millä päätelaitteella; milloin kirjautui ulos, missä; mitkä ajot ajoi ja milloin, ja kaikki ajon tapahtumat ja reitit; milloin oli vapaana, milloin varattuna, milloin poissa, milloin uloskirjautuneena ja missä; milloin veloitti ketäkin asiakasta; kuljettajanumero; laitteen IMEI; mitä Google-tiliä käytti; taukoajat; missä liikkui (GPS/Mobiili/WiFi-paikannus); ajoneuvon suunta; nopeus; korkeus; sijainnin tarkkuus; käytetyn operaattorin tiedot (nimi, tunniste); laitteen puhelinnumero; SIM-kortin tiedot (sarjanumero, IMSI, kortin operaattori).
Osaa tiedoista kerätään vain, kun kuljettaja on kirjautuneena vuoroon; osaa tiedoista kerätään koko ajan, kun laite on käynnissä.
Android laitteissa Google Store verkkopalvelun kautta asennettavan ohjelmisto kerää tietoa päätelaitteen versiosta, laitetiedoista, kamerasta, mikrofonista, paikkatiedosta ja muista vastaavista sovelluksen toimivuuden takaavista aiheista, joihin käyttäjältä pyydetään erikseen vahvistus ohjelmisto asennettaessa.
Rekisteriin saadaan tiedot:

rekisterinpitäjän oman toiminnan tuloksena
asiakkaan itse syöttäminä Kovanen Yhtiöt Oy:n eri verkkopalveluissa.
Meille antamasi tiedot:

Tietoja tallentuu yrityksemme tietojärjestelmään eri tilanteissa, riippuen missä roolissa asiointi tapahtuu tai tietojärjestelmän osia käytetään. Tässä kuvattuna yleisimmät käyttötilanteet.

Asiakkaana toimit kuljetuspalveluiden tilaajana, matkustajana tai näiden palveluiden maksajana. Palvelutapahtumasta riippuen tämä voi olla yksi henkilö tai useita henkilöitä palvelun eri vaiheissa. Asiakaspalvelumme käsittelee asiakkailta tulevat yhteydenotot, koskivat ne sitten tarjouspyyntöjä, tilauksia, maksutapahtumia tai muita kuljetustilauksiin liittyviä asioita. Tallennamme asiakkaiden matkoja, reittejä, aikatauluja, yhteystietoja, maksutapaa sekä erilaisia kuljettajalle välitettäviä ajoihin liittyviä ohjeita.

Työnhakijana, riippuen haettavasta työtehtävästä, luovutat työhakemuksesi mukana antamasi tiedot käsiteltäväksemme.

Työntekijänä käytössäsi on yrityksen tietojärjestelmät ja laitteet, näihin liittyy roolipohjaisia oikeuksia käyttää järjestelmien kautta tietorekisteriä. Näitä järjestelmiä käytettäessä järjestelmät tallentavat tietoa järjestelmien käytöstä.

Yhteistyökumppanina tai palvelutoimittajana käytössäsi saattaa toimeksiannosta riippuen olla samoja välineitä, joita käyttäisit tehtävien hoitoon työsuhteessa. Näiden osalta edellytämme, että käytät tietoja samojen sääntöjen mukaisesti, joita edellytämme omalta henkilöstöltämme.

Automaattisesti keräämämme tiedot:

Kuljetuspalveluiden toimittamiseen liittyvä ajovälitysjärjestelmä käsittelee ja tallentaa ajotapahtumien tietoja automaattisesti. Nämä sisältävät paikkatietoa, tapahtuma-aikoja, käytettyjä laitteita ja maksutapoja, ajoneuvon nopeutta ja sijaintia sekä ajoneuvon keräämiä tietoja.

Paikkatieto. Kuljetustilauksiin liittyen käsittelemme matkojen lähtö- ja kohdeosoitteita. Ajoneuvot ovat varustettuja paikannuslaittein, joten matkan aikana järjestelmässä näkyy sijainti. Tilausten yhteyteen tallennetaan kuljettajalle toimitettavia lisäohjeita.

Verkkopalvelut ja evästeet. Verkkopalvelumme ei käytä evästeitä. Verkkopalveluista kerätään tilastollisia kävijätietoja, joissa verkkopalvelun käyttäjiä ei yksilöidä yksityishenkilöinä. Verkkopalveluiden analytiikka kerää tietoa sivustojen kävijöistä sekä käyttämäsi selaimen palveluun antamat kävijätiedot.

Puhelinvaihde. Palvelunumeroihin soittaessasi tilastoituu puhelinvaihteen järjestelmään tieto soittajan puhelinnumero, soittajan nimi (mikäli tieto aiemmin tallentunut asiakasrekisteriimme), soiton ajankohta, puhelun pituus ja tieto siitä kuka asiakaspalvelustamme puheluun vastasi. Lisäksi operaattori kerää puheluista tietoa puheluiden palvelumaksujen veloituksia varten.

Sähköposti. Käytössämme on yksi sähköpostijärjestelmä jonka kautta käsitellään kaikki kovanen.com tai kovanen.fi osoitteeseen osoitetut sähköpostiviestit. Viestien käsittely myyntipalvelun ryhmässä tapahtuu aina keskitetysti, vaikka olisit osoittanut viestin jonkin asiakaspalvelussa toimivan henkilön omalla osoitteella.

Loki ja tunnistetiedot. Eri tietojärjestelmiä käytettäessä nämä järjestelmät keräävät automaattisesti tietoa tietosisältöön tehdyistä muutoksista. Näihin lokimerkintöihin tallentuu tietoa kuka tietoa käsitteli ja milloin.

Tiedot muista lähteistä:

Maksutapahtumat. Käyttämämme korttimaksujen käsittelyjärjestelmät tarkistavat maksuliikenteen operaattoreiden järjestelmistä maksuvälineiden voimassaolon ja katerajan ostotapahtuman summalle. Maksukorttitietojen tarkistuksista ei tallenneta meidän rekistereihin tietoja.

Rekrytointi. Työnhakuun liittyen on meillä velvoitteita tarkistaa kolmansien osapuolten rekistereistä lakiin perustuvia taustatietoja.

TIETOJEN KÄYTTÖ

Tietoja voidaan käyttää Kovanen Yhtiöt Oy:n toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää Kovanen Yhtiöt Oy:n omissa rekistereissä mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan Kovanen Yhtiöt Oy:n asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.

Kovanen Yhtiöt Oy:llä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämät tiedot sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan esim. postitustarroja suoramainoksiin. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä Kovanen Yhtiöt Oy:n asiakaspalveluun.

Maksutapahtumien tiedot. Henkilöluottotietoja ei ole rekisteröity, korttimaksujen maksutapahtumien tiedot käsitellään erillisen maksuvälinejärjestelmän avulla, kuten pankkien järjestelmien kautta. Palveluiden toimittamisessa käytämme laajasti erilaisia maksutapoja ja maksujen välityspalveluita, kuten käteismaksu, laskutus, pankki- ja luottokorttimaksut tai erilaiset maksusitoumukset. Korttimaksujen käsittelyssä Kovanen Yhtiöiden tietojärjestelmiin ei tallenneta maksu- tai luottokorttinumeroita, vaan näiden osalta tiedot käsitellään erillisissä korttimaksujen käsittelyyn tarkoitetuissa, suojatuissa järjestelmissä.

TIETOJEN JULKAISU JA SIIRTÄMINEN

Käsittelemme kerättyjä tietoja ensisijaisesti itse, mutta meillä on myös kumppaneita. jotka auttavat meitä palveluidemme toteutuksessa. Tämä tarkoittaa, että meidän on vaihdettava tietoja kumppaneidemme kanssa. Pidämme huolen siitä, että jaamme vain tarvittavia henkilötietoja. Edellytämme että näissä toimeksiannoissa tietopalveluiden toimittajat sitoutuvat käyttämään Kovanen Yhtiöt Oy:n tietosuojakäytäntöä.

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan Kovanen Yhtiöt Oy:n käytössä, paitsi Kovanen Yhtiöt Oy:n käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta Kovanen Yhtiöt Oy:n ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Kovanen Yhtiöt Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Kovanen Yhtiöt Oy:n sisäisen verkon käyttäjäoikeuksia sekä käyttöoikeuksia toiminnanohjausjärjestelmiin. Rekisteri sijaitsee Kovanen Yhtiöt Oy:n salasanalla suojatulla palvelimella.

Tietojen hajautettu käsittely. Tietojärjestelmät, joilla tietoa käsitellään, koostuvat useista erillisistä toisiinsa liitetyistä osista ja näillä eri osilla voi olla eri palveluiden tuottajia, joiden ylläpitämissä tietojärjestelmissä tietoja säilytetään. Tietoja tallennetaan ja käsitellään kolmansien osapuolten tuottamissa verkkopalveluissa, mutta näiltä osin tietosisältöä käsittelevät ainoastaan meidän oma henkilöstö ja ainoastaan teknisenä tukena kolmannen osapuolen tietojärjestelmien ylläpidosta vastaavat henkilöt. Tiedon käsittelyyn näissä muiden ylläpitämissä alustoissa noudatetaan samoja tietosuojakäytäntöjä ja henkilötietoja käsitellään luottamuksellisina.

Tämän päivän tietojärjestelmät koostuvat useista teknisistä osista, jotka yhdessä muodostavat tietojen käsittelyyn tarkoitetun järjestelmän. Kun järjestelmä sisältää henkilötietoja, niin järjestelmä muodostaa henkilörekisterin. Mikäli henkilöt, joilla on käyttöoikeus kyseiseen henkilörekisteriin siirtävät tai käyttävät itse rekisterin sisältämiä tietoja, noudatetaan näiden tietojen käsittelyssä tietoja käsittelevän henkilön toimesta tässä tietosuojakäytännössä kuvattuja menetelmiä tietojen suojaamiseksi ja käsittelemiseksi luottamuksellisesti. Mikäli tiedon osia on henkilörekisterin käyttäjän toimesta siirretty eri tietojärjestelmän osiin tietojen käsittelemiseksi, tulee rekisterinpitäjän huolehtia, että tiedot pysyvät suojattuina, tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ja tiedot tulee järjestelmän osista poistaa, kun tietoja ei ole näissä osissa tarkoituksenmukaista edelleen säilyttää. Kovanen Yhtiöt on sitoutunut noudattamaan näitä periaatteita.

Alihankinta. Palveluiden tuottamisessa liikennevälineiden kuljettajille välitetään palvelun suorittamisessa tarvittavaa tietoa, sisältäen tilaukseen liittyviä henkilötietoja.

Myynti ja markkinointi. Palvelutapahtumista syntyvät tiedot ovat markkinointimme käytettävissä niiltä osin kuin asiakasrekisterissä on asiakassuhteeseen liittyviä yhteystietoja.

Tietojen muu ilmoittaminen. Mikäli yrityksen toimintoja tai yhtiörakennetta muutetaan, joko yrityshankintojen tai vastaavan yritysjärjestelyn tilanteissa saattaa olla käsitellä tai vaihtaa tietoja yritysjärjestelyn osapuolten kesken sisältäen henkilötietoja. Näissä poikkeuksellisissa tilanteissa tietosuojassa kuvattuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti osapuolten kesken. Henkilötietoja tai voidaan luovuttaa viranomaisille lakiin perustuvissa tilanteissa viranomaisten pyytäessä tietoja.

Kansainväliset siirrot. Erikseen ei ole tarkoitus tietoja tallentaa tai luovuttaa muille ulkomailla toimiville tahoille itse tietosisällön käsittelyä varten. Kuitenkin nykyisin internet verkkopalveluille on ominaista, että tietoja välittyy verkkojen välityksellä myös ulkomaisten verkkopalveluiden ylläpitäjien järjestelmien välityksellä, tietoja voi teknisestä näkökulmasta myös tallentua näihin järjestelmiin. Näiden teknisten järjestelmien tavoite on ainoastaan välittää tietoa niihin yrityksen käyttämiin toimintoihin, joita edellä on kuvattu. Käytännön esimerkkejä, joissa tietoa tallentuu mahdollisesti ulkomailla oleviin verkkopalveluihin, ovat sähköposti tai tietojärjestelmän käyttämän tallennustilan pilvipalvelu.

TIETOSI JA OIKEUTESI

Omien tietojen tarkastaminen. Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi, tai huollettavana olevia lapsiasi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeuden nojalla saa nähdä tiedot tai saat niistä pyynnöstäsi jäljennökset.

Esitä henkilötietolain mukaisesti yksilöity tietopyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti tai sitä vastaavalla tavalla allekirjoitetulla asiakirjalla tai henkilökohtaisesti rekisteripitäjän luona. Tietopyyntö käsitellään viipymättä ja saat vastauksen kolmen kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä. Tietopyyntö voi koskea itseäsi koskevien tietojen tarkistamista tai pyyntöä korjata rekisterissä olevia tietoja.

Tietopyyntöä ei voi esittää asianajajan tai muun asiamiehen välityksellä. Edunvalvoja voi pyytää tietoja, jos tarkastusoikeuden käyttäminen sisältyy hänelle annettuun määräykseen. Rekisterinpitäjä saa antaa tiedot vain rekisteröidylle itselle, joten valmistaudu todistamaan henkilöllisyytesi. Tarkastuspyynnössä yksilöidään mitä tietoja pyydetään esitettäväksi. Tietopyyntö on maksuton, jos kahden tarkastuspyynnön välinen aika on yli yhden vuoden. Annetuista jäljennöksistä ei peritä maksua.

Vanhentuneen tiedon poistuminen rekisteristä. Rekisterin tiedoille määritellään tallettamisaika ja säilytysajat, jonka päätyttyä tiedot rekisteristä poistetaan, kun tiedot eivät enää ole tarpeen tietojen käyttötarkoituksen kannalta. Asiakasta koskevia tietoja saa käsitellä niin kauan kuin asiakassuhde kestää. Asiakassuhteen päätyttyä asiakastiedot tulee hävittää, ellei niiden säilyttämiseen ole laista johtuvaa velvoitetta. Henkilötietojen osalta tiedot muutetaan anonyymiin muotoon, eli henkilötiedot poistuvat rekisteristä.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Työsuhteeseen liittyvät sähköpostiosoitteet ja tietojärjestelmien käyttöön liittyvät tunnukset poistetaan työsuhteen päättyessä, tämä toteuttaa osaltaan sen, että ainoastaan palveluksessa olevilla henkilöillä on pääsy rekistereiden sisältämiin tietoihin.

Lupa lasten ja alaikäisten tietojen tallentamiseen. Lapsen tai nuoren huoltajalta tarvitaan etukäteen lupa ennen lapsen tietojen tallentamista henkilötietoja sisältävään järjestelmään. Tämän tyyppinen tietojen tallentaminen saattaa tulla kyseeseen, mikäli kuljetustilausten hallinnassa matkustajana on lapsi, jonka tietoa halutaan kuljetustilauksen yhteyteen tallentaa. Lapset eivät itsenäisesti voi järjestelmän kautta tehdä tilauksia.

Tietopyyntöä koskevia lomakkeita ja malleja on saatavissa Tietosuojavaltuutetun internet sivustolta osoitteesta tietosuoja.fi > kohdasta Lomakkeet.

OTA YHTEYTTÄ

Mikäli haluat lisätietoja, niin kuljetustilauksia koskevissa asioissa voit kääntyä asiakaspalvelumme puoleen. Yrityksen sisäisiä järjestelmiä koskevissa tiedoissa koskien lähinnä yrityksen henkilöstöä tai kumppaneita, voit suoraan olla yhteydessä esimieheesi tai yhteyshenkilöihin joiden kautta asioita myös normaalisti. Yleisissä tiedusteluissa voit myös ottaa yhteyttä web-sivustomme palautelomakkeen kautta.

Päivitämme tätä tietosuojakäytäntöä, sitä täydentäviä rekisteriselosteita sekä toimintaohjeita tarpeen mukaan, sekä järjestelmien muuttuessa ja kehittyessä vastaamaan aina kulloistakin voimassa olevaa toimintatapaa ja lainsäädäntöä.

Tietosuojakäytäntö Kovanen Yhtiöt Oy, viimeisin päivitys: 14. maaliskuuta 2017

KOVANEN YHTIÖT OY

Elimäenkatu 17-19

00510 Helsinki, Finland

Kotipaikka Helsinki, y-tunnus 2840640-8
www.kovanen.com